沃爾瑪公司總裁薩姆·沃爾頓說(shuō)：“溝通是管理的濃縮”。
通用電器公司總裁杰克·韋爾奇說(shuō)：“管理就是溝通、溝通再溝通”。
日本“經(jīng)營(yíng)之神”松下幸之助也曾言：企業(yè)管理過(guò)去是溝通， 現(xiàn)在是溝通， 未來(lái)還是溝通。”
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寫(xiě)在前面
管理過(guò)程中，不少部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)肯定遇到過(guò)類(lèi)似的情況：
1、你認(rèn)為十萬(wàn)火急的事，到了其他部門(mén)主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；
2、原本應(yīng)該合作解決的問(wèn)題，到了跨部門(mén)會(huì)議上，又淪為“各彈各的調(diào)”，找不到共識(shí)。
企業(yè)管理中，跨部門(mén)溝通不良的問(wèn)題比比皆是。
每個(gè)人在工作中都不是形單影只的個(gè)體，都需要得到理解和支持，一項(xiàng)工作如果需要多部門(mén)配合往往會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題。
那么，在不同部門(mén)有不同立場(chǎng)的情況下：
怎樣才能把話說(shuō)清楚？
把成果做出來(lái)？
有沒(méi)有好的方式能夠有效解決問(wèn)題，達(dá)到快速執(zhí)行呢?
其實(shí)，只要掌握以下跨部門(mén)溝通的10條基本原則，進(jìn)行無(wú)障礙的跨部門(mén)溝通與協(xié)作，并非難事。
原則一：溝通前先做好準(zhǔn)備
在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問(wèn)題想清楚。不要毫無(wú)準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。
下面的幾個(gè)問(wèn)題應(yīng)該事先想清楚：
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你希望對(duì)方幫你做什么事？
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你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么？
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如果對(duì)方不同意你提出來(lái)的做法，有沒(méi)有其它選擇方案？
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如果雙方?jīng)]共識(shí)，你會(huì)有什么后果？
-
對(duì)方又會(huì)有什么后果？
原則二：了解其它部門(mén)的語(yǔ)言
跨部門(mén)溝通不良，很多時(shí)候都是“語(yǔ)言不通”所引起。
舉例來(lái)說(shuō)，營(yíng)銷(xiāo)部人員平常講的是“相同語(yǔ)言”，他們非常清楚自己部門(mén)的規(guī)則、目標(biāo)與期望。
同樣地，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門(mén)，也有自己的語(yǔ)言與觀點(diǎn)。
因此，想要溝通順暢，前提就是“聽(tīng)懂對(duì)方的語(yǔ)言”。
學(xué)會(huì)換位思考，試著站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮：
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“這么做，對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績(jī)有幫助嗎？”
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“如果我是他，會(huì)接受這種做法嗎？”
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“這個(gè)方法真的有用嗎？”
跨部門(mén)的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。
原則三：開(kāi)誠(chéng)布公是最好的對(duì)策
你面對(duì)的是必須長(zhǎng)期共事的同事。
因此，凡事以誠(chéng)實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。部門(mén)間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。
相反的，互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)打開(kāi)心防，他們會(huì)明白說(shuō)出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問(wèn)題。
誠(chéng)信溝通有三個(gè)要素：
-
錯(cuò)的不要解釋?zhuān)?br />
-
務(wù)必不要爭(zhēng)執(zhí)，不打斷對(duì)方說(shuō)話；
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微笑再微笑。
頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問(wèn)題。
因此，時(shí)不時(shí)的跟其他部門(mén)的同事吃吃飯、聊聊天，有好無(wú)壞。
原則四：不要害怕沖突
在跨部門(mén)會(huì)議上，每個(gè)主管為了維護(hù)自己部門(mén)的利益，難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦。
有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會(huì)變得沉默寡言，以維持表面的和諧。
艾林哈特在《有效溝通》一書(shū)中點(diǎn)出：
“如果管理團(tuán)隊(duì)在議題的討論上都沒(méi)有沖突，決策質(zhì)量就會(huì)低落?！卑止靥嵝?，千萬(wàn)別把“沒(méi)有沖突”跟“意見(jiàn)一致”混為一談。
有時(shí)候，太過(guò)和諧反而凸顯不了你對(duì)議題的重視，而且問(wèn)題也不會(huì)獲得真正的解決。
因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場(chǎng)要堅(jiān)定，“別太快或太輕易就順從認(rèn)命。”
記住，你是部門(mén)主管，雖然你要和其他部門(mén)保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門(mén)及部屬的權(quán)益，更是你責(zé)無(wú)旁貸的使命。
原則五：呈現(xiàn)事實(shí)，專(zhuān)注中心議題
讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實(shí)，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y(cè)。
美國(guó)達(dá)頓商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業(yè)評(píng)論》中為文指出：
事實(shí)（例如目前銷(xiāo)量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的行為等）可以將溝通過(guò)程中“人”的因素降到最低。
在缺乏事實(shí)的情況下，個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑。但“事實(shí)就是事實(shí)”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。
因此，提出事實(shí)“可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍?！?/span>
原則六：多提選項(xiàng)，保持彈性
當(dāng)你進(jìn)行跨部門(mén)協(xié)商時(shí)，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開(kāi)發(fā)多元選項(xiàng)。例如一次提出3～5個(gè)方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。
多元選項(xiàng)能讓選擇不再“非黑即白”。
經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場(chǎng)，不覺(jué)得有失顏面，因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。
原則七：創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作
無(wú)可諱言，各部門(mén)間一定同時(shí)存在合作與競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。
部門(mén)間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通，一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系，競(jìng)爭(zhēng)意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。
因此，盡量去創(chuàng)造一個(gè)橫跨各部門(mén)的共同目標(biāo)，然后一起努力，就算有爭(zhēng)執(zhí)也沒(méi)關(guān)系。
就如蘋(píng)果計(jì)算機(jī)創(chuàng)辦人賈伯斯所言：
“如果每個(gè)人都要去舊金山，那么，花許多時(shí)間爭(zhēng)執(zhí)走哪條路并不是問(wèn)題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭(zhēng)執(zhí)就很浪費(fèi)時(shí)間了?！?br />
在跨部門(mén)溝通中，達(dá)成一致的目標(biāo)需要弄清楚四個(gè)問(wèn)題：
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雙方的共同目標(biāo)是什么？
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有什么阻礙雙方合作？
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創(chuàng)造共同目標(biāo)的資源是什么？
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合作的價(jià)值是什么？
原則八：尊重溝通對(duì)象的權(quán)力
每個(gè)經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。因此，當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時(shí)，一定要挑對(duì)對(duì)象。
舉例來(lái)說(shuō)，你們最新的網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃下周就要上路了，但是信息部門(mén)的網(wǎng)站建置還未完成。
這時(shí)，不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師，你應(yīng)該去找他的主管，進(jìn)行協(xié)調(diào)，找出解決之道。
總之，跨部門(mén)溝通時(shí)一定要注意彼此位階的對(duì)等關(guān)系，以免造成不必要的誤會(huì)。
原則九：善用幽默
幽默可以做為溝通時(shí)的緩沖劑，也可視為一種防御機(jī)制。
當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí)，或是要溝通棘手訊息時(shí)，以輕松或幽默的方式來(lái)傳達(dá)，比較能保留對(duì)方的面子，也有助于正面的溝通。
幽默使用法則的四條禁忌：
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不談?wù)搶?duì)方家庭；
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不以人身攻擊；
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不涉及組織敏感話題；
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幽默有度，點(diǎn)到即止。
原則十：確保溝通信息無(wú)誤
當(dāng)你針對(duì)某件項(xiàng)目或議題，進(jìn)行完跨部門(mén)溝通后，務(wù)必要回到自己部門(mén)，向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。
很多時(shí)候，跨部門(mén)會(huì)議中所決定的事項(xiàng)，必須交由各部門(mén)的一線人員去執(zhí)行。因此，一定要確保所有信息傳達(dá)無(wú)誤，才不會(huì)讓好不容易達(dá)成的共識(shí)大打折扣。
為了確保溝通信息無(wú)誤，管理者可以利用以下幾個(gè)方法：
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向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容；
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利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容；
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談?wù)撝攸c(diǎn)議題時(shí)盡量不要打斷對(duì)方講話。
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